7 שלבים לניהול תקציב

שלב 1 - קביעת מטרה

לפני שמתחילים לשבת על ניהול תקציב משפחתי צריך להבין שמשפחה היא עסק כלכלי לכל עניין ודבר. יש לה הוצאות, יש לה הכנסות (עסק קורא לזה רווח) ויש אירועים בלתי צפויים. 

לכל עסק יש מטרות. יש עסקים למטרות רווח, יש מלכר"ים ועוד. ולכן, גם אנחנו כמשפחה צרכים להציב לעצמנו מטרה מסוימת. 

המטרה יכולה להיות כל דבר החל מחופשה בארצות הברית לכל המשפחה ועד סגירת החוב בחשבון הבנק. 

אז לפני הכול תקבעו לכם מטרה, אחת שאתם זקוקים לה. זה ייתן לכם את התמריץ לעקוב בדקדקנות אחר ההוצאות שלכם. 

שלב 2 - רישום ההוצאות הקבועות

רוב ההוצאות החודשיות שלכם הם הוצאות קבועות. יש תשלום לטלפון, סלולאר, משכנתא, שכירות, ביטוחים ועוד. ואחרי ההוצאות האלה קל מאוד לעקוב. אז ראשית את כל ההוצאות הללו אתם רושמים לעצמכם. גם הוצאות של דלק, חשמל ואוכל אולי אתם לא בטוחים שהם קבועים אבל תסתכלו אחורה ותוכלו לגלות פחות או יותר כמה אתם מוצאים כל חודש. את ההוצאות האלה תרשמו בטבלה נפרדת מההוצאות הקבועות מכיוון שאלו הם סכומים משוערכים אבל גם בהם נגע בהמשך. 

שלב 3 - רשימת קטגוריות של הוצאות

עכשיו צריך לאסוף את כל השאר. אנחנו נבנה קטגוריות לכל הוצאה ואם נצטרך נוסיף גם תתי קטגוריות. לדוגמא: הוצאות של משכנתא ושכירות נכניס בתוך קטגוריה של דיור. הוצאות של דלק וחנייה נכניס תחת קטגוריה של אחזקת רכב. וכך הלאה. 

אתם יכולים לעשות כמה קטגוריות שאתם רוצים אולם לדעתי לא צריך להגזים. בתוכנה אקסל שאני פתחתי הכנסתי את הקטגוריות הבאות: אוכל, בידור, דיור, ציוד לבית, טיפוח אישי, חינוך, חיות מחמד, ילדים, בריאות, פנאי, שירותים מקצועיים, תחבורה, אחזקת רכב, תקשורת בנקים, שונות. 

שלב 4 - סיכום הכנסות

כמו שלכל עסק יש רווחים למשפחה יש משכורות שהן ההכנסות. בדרך כלל המשכורות הם קבועות (חוץ מעצמאים שהם אכן עסק). 

וקל לעקוב אחריהם ולרשום אותם. אוספים את כל ההכנסות שיש. משכורות, ביטוח לאומי, קצבת ילדים, מזונות וכל הכנסה אחרת ומסכמים אותם. את הסיכום הזה רושמים בגדול בתחילת הדף. את ההכנסה הזו אנחנו הולכים לפזר בשלב הבא. 

שלב 5 - חלוקת כספים בתקציב

זהו השלב העיקרי. אנחנו צרכים לקחת את כל ההכנסות שסיכמנו בשלב הקודם ולהתחיל לפזר אותם בין ההוצאות שאספנו בשלבים הקודמים. לכל שקל יש ייעוד משלו וכל ההכנסה צריכה ללכת לטובת משהו. אין להשאיר ולו שקל אחד פנוי. 

נתחיל מההוצאות הקבועות שהם הכי פשוטות וקל לעקוב אחריהם. אז לדוגמא: אם סיכמנו שיש לנו סה"כ הכנסה 14,000 ש"ח ויש לנו שכירות לשלם 4000 ש"ח נוריד אותם מסה"כ הכנסה ונראה שנשאר לנו 10,000 ש"ח לשאר ההוצאות. כעת שסימנו עם ההוצאות הקבועות נעבור לטבלה של סכומים משוערכים שדברתי עליה מקודם. פה נכנסים הוצאות החשמל, הדלק וכיוצא בזה. אלו הן הוצאות שפחות או יותר אנחנו יודעים כמה אנחנו מוצאים כל חודש. (בחודשי הקיץ למשל אנחנו יודעים שאנחנו מוצאים יותר על חשמל, באפריל אנחנו יודעים שאנחנו מוצאים יותר כסף על אוכל בגלל פסח וכדומה). 

קבלת ההחלטות שלכם צריכה להיות עכשיו, באופן החלוקה שאתם קובעים מבעוד מועד בבית. אתם לא מקבלים החלטה לפזר את הכסף שלכם שאתם מסתובבים במקרה בקניון בגלל שמשעמם לכם ופתאום מחליטים לקנות חולצה ב 400 שקל שלא הכנסתם בכלל למסגרת התקציב. 

ומה עושים אם נשאר כסף ואין קטגוריה לשים את זה? מבזבזים? אז זהו...שלא! את יתרת הכסף אתם צרכים לשים או בחיסכון במידה ויגיעו "ימים גשומים" או לסגור חובות כגון: הלוואה, מינוס בבנק וכדומה. 

כמו שאמרתי, לכל שקל יש משמעות ואתם צרכים להגיע בסוף הרשימה לתוצאה שמתוך כל ההכנסה שלכם ישאר אפס. 

שלב 6 - מעקב ורישום

ועכשיו לעבודה! רושמים כעת בטבלה מסודרת את הקטגוריות, את הסכום שאני קבעתי מראש לכל קטגוריה, את ההוצאה לפועל וכמה נשאר לי אחרי שמקזזים אחד את השני. 

יש לעבוד על התקציב באופן מסודר וקבוע. מכיוון שאתם אלו שהכנסתם את הנתונים אתם אלו שצרכים לעקוב אחרי זה. זה אומר שאם החלטתם שאתם מוצאים על אוכל לבית סכום של 2000 שקל ובסוף החודש אתם רואים שהוצאתם 1700 זה אומר שנשארו לכם רק 300 שקל להוציא על אוכל החודש. אתם לא מחליטים להוציא מעבר ל 300 שקל הללו וזה אומר שאתם לא קונים עכשיו גם עם יש מבצע 1+1 או 50% הנחה! 

אתם לא מסתכלים על החשבון בנק שלכם מכיוון שהוא לא רואה את התקציב שהכנתם. כמו גם הרבה מהפעמים יש לכם כרטיס אשראי שיורד בתאריכים אחרים ולכן אתם עדיין לא רואים את ההוצאה העתידית שלכם בחשבון הבנק אבל אתם כן רואים אותו בתקציב שהכנתם. כסף שמיועד לרכישת בגדים לא הולך עכשיו לאוכל. כסף שמיועד לחשמל לא הולך על בלוי משותף לבית קולנוע וכן הלאה. 

ואם אני יש אירוע בלתי צפוי מה אז? במקרה כזה אין ברירה והתקציב שלכם הולך להשתבש החודש אבל זה רק אומר שחודש הבא אתם זוכרים את החריגה הבלתי צפויה שנוצרה בתקציב בחודש הקודם ומורידים אותה מקטגוריה אחרת. לדוגמא: רופא שיניים פתאום צריך לשלם 1000 שקל ולא חישבתם את זה בתקציב. אז בחודש אחרי לוקחים את ה 1000 שקל האלו ולוקחים אותם מהאוכל, מהבילוי, מהדלק, מכל מקום שתבחרו העיקר שה 1000 שקל האלו יתקזזו. כמו כן, אמרתי שלכל שקל יש משמעות זה אומר שאם נשאר כסף עוד שמים אותו בחיסכון בדיוק לצורך האירועים הבלתי צפויים הללו. 

שלב 7 – הפנמה

כעת אתם צריכים לזכור שיש לכם מטרה שהצבתם לעצמכם בשלב הראשון ולכן זה קריטי להפנים את תהליך העבודה. לא להמציא תרוצים של "אין לי זמן לשבת על זה" או "יש לי יותר מידי הוצאות בלתי צפויות". אתם לא מוותרים לעצמכם. במידה ויש הוצאות שלא תכננתם אותם עם הזמן תלמדו לאזן את התקציב ולהצליח לתקצב גם אותם. 

תעקבו כל חודש אחרי החשבון ואחרי מספר חודשים כבר תצליחו לשלוט בהוצאת הכספים. הקושי הוא בהתחלה, אחר כך מתרגלים. ברגע שתתחילו לראות תוצאות (וזה יקרה אחרי פרק זמן ממושך) אתם פתאום תרגישו שאתם שוב נושמים לרווחה ולא חיים בפחד שהפקידה בבנק תתקשר ותשאל מה קורה איתכם. כל עוד תעקבו ותדעו לאן הכסף הולך אתם תהיו רגועים יותר מכיוון שיש לכם כרגע מטרה ויש לכם תוכנית.